Banque de Données Pensions complémentaires - FAQ

1. Obligations de l'employeur

  • Suis-je, en tant qu'employeur, tenu de faire part de ma vision ? Dans quel délai ?
  • Comment dois-je confirmer vos données ?
  • Devons-nous confirmer les données individuellement ?

Certaines des données que les différents organismes de pension fournissent à DB2P depuis 2011, sont également accessibles aux employeurs concernés depuis fin mai 2013. Le portail en ligne sécurisé de la sécurité sociale (www.socialsecurity.be) permet aux employeurs de consulter les informations suivantes :

  • les données de leur(s) engagement(s) de pension (y compris le texte du règlement) ;
  • les données concernant la prime en vue de l'introduction correcte de la cotisation spéciale de 8,86 % au profit de l'ONSS ;
  • (depuis septembre 2013) les données concernant la prime en vue du calcul de la cotisation spéciale de 1,50 % (cotisation Wijninckx).

Sigedis est l'organisme responsable de la constitution et de la gestion de DB2P. Entre le 24/05 et le 30/06/2013, un courrier a été systématiquement envoyé à l'ensemble des +/- 50 000 employeurs repris dans cette banque de données. Ce courrier fait également référence à un certain nombre d'"obligations" à charge des employeurs :

1. Déclaration pour le 31/12/2014 au plus tard (et non le 30/09/2014 comme prévu initialement), des engagements individuels de pension financés en interne (par le biais de la provision constituée au bilan de l’entreprise ou de l'assurance dirigeant d'entreprise) :

  • De tels engagements de pension pour un travailleur donné ou un dirigeant d'entreprise indépendant qui sont financés en interne, et qui n'ont donc pas été confiés à un fonds de pension ou un assureur, doivent être déclarés par l'employeur à DB2P. Vu que ces engagements n'ont pas été externalisés, P&V ne peut donc jouer aucun rôle dans leur déclaration. Cette déclaration relève de la responsabilité exclusive de l'employeur.
  • Cette déclaration est possible à partir du 01/01/2014 et doit être introduite pour le 31/12/2014 au plus tard par le biais de l'application DB2P ("Engagements internes").

2. L'employeur doit réagir au plus tard pour le 31/12/2014 aux engagements de pension qui ont déjà été enregistrés

Un employeur (organisateur) doit-il explicitement marquer son accord sur les engagements de pension enregistrés ou uniquement faire part de ses remarques lorsqu'il n'est pas d'accord ?  
Sur la page "Vos possibilités et obligations" du site Internet de DB2P, le verbe "devoir" a déjà été remplacé par "pouvoir", ce qui adoucit les choses.
Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont l'organisme de pension a enregistré les engagements, vous pouvez nous faire part de votre réaction. Votre assureur a par exemple enregistré deux engagements en DB2P, alors que vous les considérez comme un seul engagement global ? L'application vous offre la possibilité de faire part de votre vision à ce sujet.

Lorsque, sur la même page, nous cliquons sur DB2P pour les employeurs : document explicatif, les informations au sujet de ces obligations se font plus concrètes et l'obligation est encore assouplie :
S'il le souhaite, l'employeur peut, au plus tard pour le 31/12/2014, également faire part de sa vision au sujet des engagements de pension qui ont déjà été enregistrés. Si l'employeur ne communique pas sa vision et n'entreprend donc aucune démarche dans le cadre de l'option "Gestion relation engagements", l'employeur est réputé être d'accord avec les engagements tels qu'ils ont été déclarés en DB2P.

Pour les engagements enregistrés avant le 1er mai 2013, l'employeur ne doit entreprendre aucune démarche lorsqu'il est d'accord avec les engagements tels qu'ils ont été déclarés en DB2P.
Si l'information communiquée n'est pas tout à fait exacte, l'employeur peut en faire part en ligne par le biais de l'option "Signaler une erreur". Si l'employeur n'est pas d'accord avec la manière dont l'organisme de pension a enregistré les engagements, il peut réagir. Si par exemple deux engagements ont été enregistrés séparément en DB2P mais doivent être considérés comme un seul engagement global, l'employeur peut faire part de sa vision à ce sujet en ligne par le biais de l'option "Gestion relation engagements".

Pour les nouveaux engagements enregistrés après le 1er mai 2013, l'employeur doit faire part de sa vision dans un délai de 90 jours après y avoir été convié par Sigedis. Si l'employeur est déjà connu dans le User Management de la sécurité sociale, l'invitation est envoyée dans sa e-Box (dans le dossier DB2P). Si l'employeur n'est pas encore connu dans le User Management de la sécurité sociale, il reçoit l'invitation par courrier ordinaire.

Ici aussi, l'employeur est réputé être d'accord avec les engagements tels qu'ils ont été déclarés en DB2P s'il n'entreprend aucune démarche par le biais de l'option "Gestion relation engagements".

2. Pourquoi DB2P/Sigedis envoie-t-elle un courrier dès maintenant, si les données ne doivent être confirmées que d'ici le 31/12/2014 ?

Sigedis est l'organisme responsable de la constitution et de la gestion de DB2P. Entre le 24/05 et le 30/06/2013, un courrier a été systématiquement envoyé à l'ensemble des +/- 50 000 employeurs repris dans cette banque de données. Dans ce courrier, il est également fait mention d'un certain nombre d'"obligations" des employeurs, assorties d'un délai d'exécution.

  1. Déclaration pour le 31/12/2014 au plus tard (et non le 30/09/2014 comme prévu initialement) des engagements individuels de pension financés en interne (par le biais de la provision constituée au bilan de l’entreprise ou de l'assurance dirigeant d'entreprise).
  2. L'employeur doit réagir pour le 31/12/2014 au plus tard aux engagements de pension qui ont déjà été enregistrés avant le 1er mai 2013.

Le courrier a été envoyé durant la période susmentionnée dans le sillage du lancement de l'option de consultation offerte aux organisateurs/employeurs par le portail DB2P. Ce portail en ligne sécurisé de la sécurité sociale (www.socialsecurity.be) permet aux employeurs de consulter les informations suivantes :

  • les données de leur(s) engagement(s) de pension (y compris le texte du règlement) ;
  • les données concernant la prime en vue de l'introduction correcte de la cotisation spéciale de 8,86 % au profit de l'ONSS ;
  • (depuis septembre 2013) les données concernant la prime en vue du calcul de la cotisation spéciale de 1,50 % (cotisation Wijninckx).

3. Qu'est-ce qu'une e-Box ?

L'e-Box est une boîte aux lettres électronique sécurisée, qui permet aux organismes de sécurité sociale d'envoyer des documents et des tâches aux entreprises. Vous trouverez davantage d'informations à ce sujet sous le lien suivant se référant au site web de la sécurité sociale : www.socialsecurity.be.

L'e-Box permet à l'employeur de poser des "questions structurées" à l'organisme de pension, lorsqu'il constate des erreurs ou des imprécisions parmi les données enregistrées en DB2P.

Contrairement aux informations qui ont été publiées sur www.db2p.be, les réponses à ces questions ne peuvent pas être communiquées par les organismes de pension au moyen de cette application e-Box. La réponse sera formulée par le biais des canaux de communication traditionnels.

4. User Management

  • Comment peut-on, en tant qu'employeur, désigner/modifier une ERA ?
  • Où un employeur peut-il trouver des informations concernant son "User Management" ?
  • Puis-je, en tant qu’employeur, donner mandat à une tierce partie ?

Le portail de la sécurité sociale offre aux entreprises différents services sécurisés, permettant de remplir des formalités administratives par voie électronique. Ces services sont sécurisés, vu que certaines données que les entreprises peuvent consulter sont confidentielles. Pour obtenir un accès sécurisé à la banque de données DB2P, l'employeur doit s'être enregistré sur le portail de la sécurité sociale.

L'enregistrement sur le portail de la sécurité sociale implique que l'employeur désigne une "Entité Responsable des Accès" (ERA). L'ERA peut à son tour désigner des "Gestionnaires Locaux" afin de gérer une qualité spécifique de l'entreprise. Le Gestionnaire Local peut créer des "utilisateurs" et leur donner accès aux services sécurisés en ligne.

À titre optionnel, tant l'ERA que le Gestionnaire Local peuvent désigner respectivement une co-ERA ou un co-gestionnaire Local.

Avant qu'un utilisateur final n'ait accès à un service en ligne sécurisé, la demande doit parcourir un certain nombre d'étapes. Plusieurs responsables doivent également entreprendre des démarches spécifiques. Un certain délai est donc toujours requis pour régulariser un enregistrement.

L'employeur peut assurer la gestion et l'utilisation de l'accès sécurisé en interne ou les déléguer. L'employeur a trois possibilités :

  1. Accès à la banque de données DB2P pour l'entreprise elle-même.
  2. Accès à la banque de données DB2P pour un secrétariat social, un comptable ou un autre intermédiaire ne faisant pas partie de l'entreprise, et contribuant à l'administration sociale. Ce prestataire de services obtient l'accès aux services en ligne de la sécurité sociale par le biais d'un mandat qui l'autorise à accomplir un certain nombre de formalités incombant à l'employeur.
  3. Accès à la banque de données DB2P pour l'entreprise elle-même ET accès pour un secrétariat social, un comptable ou un autre intermédiaire ne faisant pas partie de l'entreprise.

On retrouve sous le lien toutes les instructions concernant ce "User Management" qui régit l'accès sécurisé à DB2P : comment s'enregistrer sur le portail de la sécurité sociale, comment désigner ou modifier une ERA, etc.

P&V n'est pas impliqué dans le "User Management". P&V ne transmet pas les coordonnées de l'employeur à DB2P. Cette déclaration relève de la responsabilité exclusive de l'employeur.

5. Cotisation WIJNINCKX

  • Quelles démarches l'employeur doit-il entreprendre dans le cadre de la "Déclaration de la prime" ?
  • Comment l'employeur est-il informé par Sigedis au sujet de la cotisation Wijninckx ?

Les organismes de pension doivent chaque année, avant le 30/06 de l'année N, procéder pour l'année N-1 à la "Déclaration de la prime" (= la déclaration de la cotisation Wijninckx) par le biais de DB2P. Cette déclaration a été faite pour la première fois par P&V, fin juin 2013. La première déclaration avait exceptionnellement trait aux données des deux années précédentes : d'une part l'année de cotisations 2013 (en fonction des primes 2012) et d'autre part une régularisation pour l'année de cotisations 2012 (en fonction des primes 2011).

Les employeurs déjà enregistrés dans le "User Management" de la sécurité sociale ont éte informés dans le courant de septembre 2013 par le biais de leur e-Box, que les informations relatives à la cotisation Wijninckx sont disponibles dans le module Employeurs de DB2P. Les autres employeurs ont reçu le cas échéant un courrier. Cette communication par e-Box ou courrier, ne contient aucun détail. L'employeur sera donc implicitement tenu de s'identifier dans DB2P afin de consulter lui-même les données relatives à l'éventuelle déclaration de la cotisation spéciale de 1,50 % à l'ONSS dans le cadre de la DmfA pour le 4e trimestre 2013 ou à une éventuelle correction de sa DmfA pour le 4e trimestre 2012.

Il est donc important que les organisateurs/employeurs règlent en temps voulu leur accès sécurisé et leur enregistrement sur le portail de la sécurité sociale ou octroient un mandat à un prestataire de services. La procédure d'enregistrement peut prendre un certain temps. Sans enregistrement ni accès sécurisé, il n'est pas possible d'accéder à l'application en ligne DB2P.

En pratique

De nombreuses entreprises disposent déjà d'un accès en ligne au portail de la sécurité sociale. Toutefois, pour permettre une utilisation correcte de l'application en ligne DB2P, il faut que la bonne personne (RH) ait été désignée en tant qu'utilisateur pour l'application DB2P. L'application figure dans la liste des services en ligne destinés aux employeurs. Cette personne doit en outre disposer du numéro BCE de l'entreprise, de sa carte d'identité électronique et de son code PIN.

6. Des données salariales individuelles sont-elles transmises par P&V par le biais de DB2P ?

Non, le relevé de compte (AccountState) à communiquer chaque année ne fait pas mention du salaire.

7. Comment P&V transmet-il les données à DB2P ? Par le biais d'un fichier Excel ?

Soit sous la forme d'un encodage par le portail DB2P (environnement de déclaration), soit sous la forme d'un fichier xml (batch).

8. Quelles données sont envoyées par P&V à DB2P et pourquoi ?

Pour plus d'informations concernant les obligations légales et le timing, vous pouvez consulter la "ligne du temps" avec un aperçu des étapes importantes et la brève explication.