Databank Aanvullende Pensioenen - Veelgestelde vragen

1. Verplichtingen van de werkgever

  • Ben ik als werkgever verplicht om mijn visie mee te delen? Termijn?
  • Hoe moet ik jullie gegevens bevestigen?
  • Moeten we de gegevens individueel bevestigen?

Een aantal gegevens die de verschillende pensioeninstellingen sinds 2011 aanleveren aan DB2P, zijn sinds eind mei 2013 ook voor de betrokken werkgevers toegankelijk. Via het beveiligde online portaal van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) kunnen de werkgevers de volgende informatie consulteren:

  • gegevens (inclusief de reglementstekst) over hun pensioentoezegging(en);
  • premiegegevens voor het correct indienen van de bijzondere RSZ-bijdrage van 8,86%;
  • (sinds september 2013) de premiegegevens voor de berekening van de bijzondere heffing van 1,50% (Wijninckx-bijdrage).

Sigedis is de instelling die verantwoordelijk is voor de opbouw en het beheer van DB2P. Tussen 24/05 en 30/06/2013 schreven zij systematisch alle +/- 50.000 werkgevers aan die in deze gegevensbank opgenomen zijn. In dit schrijven werd ook gewezen op een aantal “verplichtingen” voor de werkgevers:

1. Aangifte tegen uiterlijk 31/12/2014 (dus niet 30/09/2014 zoals initieel voorzien was) van de intern gefinancierde individuele pensioentoezeggingen (via balansprovisie of bedrijfsleidersverzekering);

  • Dergelijke pensioentoezegging(en) voor één bepaalde werknemer of zelfstandige bedrijfsleider die intern gefinancierd werden en die dus niet zijn ondergebracht bij een pensioenfonds of verzekeraar, moeten door de werkgever zelf aangeven worden aan DB2P. Vermits dergelijke toezeggingen niet geëxternaliseerd werden, kan P&V dan ook geen rol spelen in de aangifte ervan. Dit behoort tot de exclusieve verantwoordelijkheid van de werkgever zelf.
  • Deze aangifte kan vanaf 01/01/2014 en ten laatste tegen 31/12/2014 via de DB2P-toepassing (“Interne toezeggingen”).

2. De werkgever moet tegen uiterlijk 31/12/2014 reageren op de pensioentoezeggingen die nu reeds geregistreerd zijn.

Moet een werkgever (inrichter) zich daadwerkelijk expliciet akkoord verklaren met de geregistreerde pensioentoezeggingen of enkel een opmerking geven wanneer hij niet akkoord gaat?  
Op de pagina “Uw mogelijkheden en verplichtingen” van de DB2P-website wordt “moeten” al afgezwakt tot “kunnen”.
“Bent u het niet eens met de manier waarop uw pensioeninstelling de toezeggingen heeft geregistreerd, dan kan u daar ook op reageren. Heeft uw verzekeraar bijvoorbeeld twee toezeggingen geregistreerd in DB2P, maar beschouwt u deze echter samen als één globale toezegging? Dan biedt de online toepassing de mogelijkheid om uw visie hierover mee te delen.”.

Als we op dezelfde pagina doorklikken op DB2P voor werkgevers: inhoudelijke documentatie wordt met betrekking tot deze verplichtingen de informatie concreter en wordt de verplichting nog verder afgezwakt:
Desgewenst kan de werkgever tegen uiterlijk 31/12/2014 ook zijn visie meedelen over het verband tussen de pensioentoezeggingen die nu reeds geregistreerd zijn. Indien de werkgever zijn visie niet meedeelt en dus geen actie onderneemt via de mogelijkheid ‘Beheer verband toezeggingen’, wordt er van uit gegaan dat de werkgever instemt met de toezeggingen zoals ze zijn aangegeven in DB2P.”

Voor de toezeggingen geregistreerd vóór 1 mei 2013 moet de werkgever geen enkele actie ondernemen wanneer hij instemt met de toezeggingen zoals ze zijn aangegeven in DB2P.
Als de meegedeelde informatie niet helemaal juist is, kan de werkgever dat online melden via “Meld een fout”. Indien de werkgever het niet eens is met de manier waarop de pensioeninstelling de toezeggingen heeft geregistreerd, dan kan hij daar ook op reageren. Indien bijvoorbeeld twee toezeggingen apart geregistreerd werden in DB2P, maar beschouwd moeten worden als één globale toezegging dan kan de werkgever online zijn visie hierover meedelen via “Beheer verband toezeggingen”.

Voor de nieuwe toezeggingen die geregistreerd worden na 1 mei 2013, moet de werkgever zijn visie meedelen binnen een termijn van 90 dagen na uitnodiging door Sigedis. Indien de werkgever reeds gekend is in het user management van de sociale zekerheid, dan wordt de uitnodiging verstuurd naar zijn e-Box (in de folder DB2P). Indien de werkgever nog niet gekend is in het user management van de sociale zekerheid, dan ontvangt hij de uitnodiging per post.

Ook hier geldt het principe dat er van uit wordt gegaan dat de werkgever instemt met de toezeggingen zoals ze zijn aangegeven in DB2P indien hij geen actie onderneemt via de mogelijkheid “Beheer verband toezeggingen”.

2. Waarom stuurt DB2P/Sigedis nu al een brief als we de gegevens pas tegen 31/12/2014 moeten bevestigen?

Sigedis is de instelling die verantwoordelijk is voor de opbouw en het beheer van DB2P. Tussen 24/05 en 30/06/2013 schreven zij systematisch alle +/- 50.000 werkgevers aan die in deze gegevensbank opgenomen zijn. In dit schrijven werd ook gewezen op een aantal “verplichtingen” voor de werkgevers met een deadline:

  1. Aangifte tegen uiterlijk 31/12/2014 (dus niet 30/09/2014 zoals initieel voorzien was) van de intern gefinancierde individuele pensioentoezeggingen (via balansprovisie of bedrijfsleidersverzekering);
  2. De werkgever moet tegen uiterlijk 31/12/2014 reageren op de pensioentoezeggingen die vóór 1 mei 2013 reeds geregistreerd zijn. 

De brief werd in de hierboven vermelde periode verstuurd naar aanleiding van de openstelling van de consultatiemogelijkheid voor inrichters/werkgevers via het DB2P-portaal. Via dit beveiligde online portaal van de sociale zekerheid (www.socialsecurity.be) kunnen de werkgevers de volgende informatie consulteren:

  1. gegevens (inclusief de reglementstekst) over hun pensioentoezegging(en);
  2. premiegegevens voor het correct indienen van de bijzondere RSZ-bijdrage van 8,86%;
  3. (sinds september 2013) de premiegegevens voor de berekening van de bijzondere heffing van 1,50% (Wijninckx-bijdrage).

3. Wat is een e-Box?

De e-Box is een beveiligde elektronische brievenbus waarmee de instellingen van de sociale zekerheid documenten en taken naar ondernemingen kunnen versturen. Op de website van de sociale zekerheid vindt u meer informatie via de volgende link: www.socialsecurity.be.

Via de e-Box kan de werkgever “gestructureerde vragen” stellen aan de pensioeninstelling indien hij fouten vaststelt of indien er onduidelijkheden zijn met betrekking tot de in DB2P opgeslagen gegevens.

In tegenstelling tot de informatie, die op www.db2p.be werd gepubliceerd, kunnen de pensioeninstellingen deze vragen niet beantwoorden via deze e-Box-toepassing. Het antwoord zal via de gebruikelijke communicatiekanalen geformuleerd worden.

4. User Management

  • Hoe kan je als werkgever een VTE aanduiden/wijzigen?
  • Waar kan een werkgever info vinden m.b.t. zijn “user management”?
  • Kan ik als werkgever aan een derde partij mandaat geven?

Het portaal van de sociale zekerheid biedt ondernemingen verschillende beveiligde diensten aan om administratieve verplichtingen via elektronische weg te vervullen. Deze diensten zijn beveiligd omdat sommige gegevens die de ondernemingen kunnen consulteren en doorsturen vertrouwelijk zijn. Om een beveiligde toegang te krijgen tot de databank DB2P moet de werkgever geregistreerd zijn op het portaal van de sociale zekerheid.

De registratie op het portaal van de sociale zekerheid houdt in dat de werkgever een “Verantwoordelijke Toegangen Entiteit” (VTE) definieert. De VTE kan op zijn beurt “Lokale Beheerders” aanstellen om een specifieke hoedanigheid van de onderneming te beheren. De Lokale Beheerder kan “gebruikers” aanmaken en hen toegang geven tot de beveiligde online diensten.

Optioneel kunnen zowel de VTE als de Lokale Beheerder respectievelijk een co-VTE of co-Lokale Beheerder aanstellen.

Vooraleer een eindgebruiker toegang heeft tot een beveiligde online dienst, moet de aanvraag een aantal stappen doorlopen. Verschillende verantwoordelijken moeten ook specifieke acties ondernemen. Er gaat dus altijd wat tijd over om een registratie in orde te brengen.

De werkgever kan het beheer en gebruik van de beveiligde toegang binnen de onderneming houden of uitbesteden. De werkgever heeft drie mogelijkheden:

  1. Toegang tot de databank DB2P voor de eigen onderneming.
  2. Toegang tot de databank DB2P voor een sociaal secretariaat, een boekhouder of een andere tussenpersoon die geen deel uitmaakt van de onderneming en die helpt met de sociale administratie. Deze dienstverrichter krijgt via een mandaat toegang tot de beveiligde online diensten van de sociale zekerheid om een aantal verplichtingen in naam van de werkgever te vervullen.
  3. Toegang tot de databank DB2P voor de eigen onderneming EN een toegang voor een sociaal secretariaat, een boekhouder of een andere tussenpersoon die geen deel uitmaakt van uw onderneming.

Via deze link vindt men alle instructies terug betreffende dit “user management” dat de beveiligde toegang tot DB2P regelt: hoe te registreren op het portaal van de sociale zekerheid, hoe een VTE aanduiden of wijzigen, enz.

Op het vlak van het “user management”, is P&V geen betrokken partij. P&V geeft geen contactgegevens van de werkgever door aan DB2P. Dit behoort tot de exclusieve verantwoordelijkheid van de werkgever zelf.

5. WIJNINCKX-bijdrage

  • Welke stappen moet de werkgever ondernemen m.b.t. de “Premium-aangifte”?
  • Hoe wordt de werkgever door Sigedis geïnformeerd m.b.t. de Wijninckx-bijdrage?

De pensioeninstellingen moeten jaarlijks vóór 30/06 van jaar N de “Premium-aangifte” (= de aangifte van de Wijninckx-bijdrage) doen via DB2P over jaar N-1. P&V deed deze aangifte voor het eerst eind juni 2013. De eerste aangifte bevatte uitzonderlijk de gegevens over de voorbije twee jaar: enerzijds het bijdragejaar 2013 (ifv premies 2012) en anderzijds een inhaalbeweging voor het bijdragejaar 2012 (ifv premies 2011).

Werkgevers die reeds geregistreerd zijn in het “user management” van de sociale zekerheid kregen in de loop van september 2013 via hun e-Box melding dat de Wijninckx-info in de werkgeversmodule van DB2P beschikbaar is. De overige werkgevers kregen in voorkomend geval een brief. Deze mededeling via e-Box of brief bevat geen detailinfo. De werkgever zal dus impliciet verplicht worden om aan te loggen in DB2P om de nodige gegevens zelf op te vragen m.b.t. de eventuele aangifte van de bijzondere RSZ-bijdrage van 1,50 % in DmfA voor Q4/2013 of een eventuele correctie van hun DmfA Q4/2012.

Het is dus belangrijk dat de inrichters/werkgevers hun beveiligde toegang en hun registratie via het portaal van de sociale zekerheid tijdig in orde brengen of een mandaat verlenen aan een dienstverlener. De registratieprocedure kan enige tijd in beslag nemen. Zonder de registratie en beveiligde toegang is de online toepassing DB2P niet toegankelijk.

Praktisch

Veel bedrijven hebben al online toegang via het portaal van de sociale zekerheid maar om correct de online toepassing DB2P toegankelijk te krijgen moet de juiste (HR-)persoon als gebruiker zijn aangeduid voor de toepassing DB2P. De toepassing is terug te vinden in de lijst van online diensten voor werkgevers. Daarnaast moet deze persoon beschikken over het KBO-nummer van de onderneming, zijn elektronische identiteitskaart en de Pincode daarvan.

6. Geeft P&V individuele salarisgegevens door via DB2P?

Neen, de jaarlijks mee te delen stand van de rekening (AccountState) vermeldt geen salaris.

7. Hoe stuurt P&V gegevens door aan DB2P? Gebeurt dit via Excel file?

Ofwel invoer via DB2P-portal (declaratie-omgeving) ofwel als xml (batch).

8. Wat stuurt P&V door aan DB2P en waarom?

Meer info betreffende de wettelijke verplichtingen en de timing vindt u in de 'tijdlijn' met een overzicht van alle belangrijke stappen en in de korte toelichting.